Bokföring
Varför ska man bokföra
De flesta mindre föreningar inom studentvärlden är inte bokföringsskyldiga, men det är föreningens ansvar att ta reda på om ni är det eller inte, se mer om detta nedan. Oavsett om ni är bokföringsskyldiga eller inte så kan det vara en bra idé att bokföra, det underlättar för er att hålla koll på var föreningens pengar tar vägen. Vissa typer av bidrag kan också kräva att ni visar upp resultat från föreningen, till exempel genom bokfört resultat från föregående verksamhetsår.
Viktigt: Det är olagligt att bokföra i program som inte är ämnade för bokföring, till exempel Excel. Om ni ska bokföra så måste ni alltså se till att göra det i ett riktigt bokföringsprogram, det finns flera gratisprogram tillgängliga som har de viktigaste funktionerna (till exempel Kapitas).
Bokföringsskyldighet
Föreningar bör alltid bokföra om de har transaktioner, men ideella föreningar kan faktiskt vara befriade från bokföringsskyldighet. Bokföringsskyldighet inträffar om en ideell förening är något av följande:
- Moder i en koncern
- Äger tillgångar till ett värde över 1.5 miljoner kronor
- Eller bedriver näringsverksamhet
Stämmer minst en av ovanstående så blir föreningen bokföringsskyldig.
Årsredovisning
Om föreningen är bokföringsskyldig är ni också skyldiga att upprätta en årsredovisning. Föreningar kan även bli skyldiga att lämna årsredovisning om ni uppfyller minst två av följande villkor (detta är väl tilltagna gränser så mindre föreningar kommer ej att behöva göra detta, men ansvaret att lämna ligger på föreningen).
- Medeltalet anställda under vart och ett av de senaste två åren uppgått till mer än 50
- Observera att detta är anställda, inte medlemmar.
- Föreningens redovisade balansomslutning har uppgått till mer än 40 miljoner
- Föreningens nettoomsättning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 80 miljoner.
Tänk på att om ni är skyldiga att lämna en årsredovisning är ni också skyldiga att ha en auktoriserad revisor. Detta bör som tidigare nämnt inte vara något större problem eftersom studentföreningar sällan når upp till dessa gränser.
Kassaregister
Om er förening ska bedriva någon form av försäljning behöver ni ha koll på kassaregister. Kassaregister är ett sätt att registrera alla betalningar som görs, både med kontanter, swish och kort, och är i vissa fall ett krav från skatteverket. För 2024 måste ni ha ett kassaregister om ni säljer för mer än 234 000 kr per år.
Praktisk bokföring
Bokföring kan vara komplicerat, men för en mindre förening behöver det inte vara det. Detta är inte en komplett bokföringskurs, utan vi kommer endast gå igenom lite enklare grunder samt några vanliga avvikelser. Försök också att ha två personer i föreningen som har lite koll på bokföringen, oftast är det kassör och revisor men har ni ingen revisor kan det vara någon annan i styrelsen.
En bra sak att tänka på är att inte göra bokföringen mer komplicerad än den behöver vara. En bokföring består av verifikationer, och en verifikation är ett bevis på en transaktion (t.ex. kvitto). Det går alltid att ändra bokföringen innan verksamhetsårets slut om något blivit fel, men eftersom man inte kan ändra på en verifikation så kan det ibland bli lite stökigt. Försök därför att göra det rätt från början.
När ni sätter upp er bokföring för första gången måste ni välja om ni ska använda er av enkel bokföring (ibland kallad bokslutsmetoden) eller dubbel bokföring (ibland kallad leverantörsfakturametoden). Vi kommer bara beskriva dubbel bokföring, trots att det är en lite jobbigare metod inledningsvis så minskar det risken för fel i bokföringen.
Oavsett om ni väljer dubbel eller enkel bokföring så kommer ni stöta på begreppen kredit, debit, leverantörsfaktura, kontering, attest och kontoplan. Kontoplanen sätts i början av bokföringen, och för att underlätta i längden kan det vara bra att följa BAS-kontoplanen som är en industristandard. Hur många konton ni vill ha är helt upp till er, för att komma igång behöver ni antagligen åtminstone följande konton:
1910 - Kassa (Det här saldot ska stämma överens med bankkontots saldo)
3001 - Försäljning inom Sverige, 25% moms (Här lägger ni allt ni sålt)
3010 - Medlemsavgifter (Om ni inte har några medlemsavgifter behöver ni inte detta konto)
3011 - Bidrag (Om ni får bidrag från t.ex. kommunen, Kombo eller en studentkår bokförs de här)
4010 - Inköp (Här kan ni bokföra diverse inköp, dela gärna upp det i flera konton på 4010-4019)
5010 - Lokalhyra (Om ni hyr en lokal bokför ni kostnaden för den här)
6110 - Kontorsmaterial (Till exempel papper till skrivare, eller pennor till möten)
6150 - Trycksaker (Affischer ni trycker för att göra reklam för föreningen)
6540 - IT-tjänster (Kostnad för hemsida, mejl, bokföringsprogram etc)
6570 - Bankkonstnader (Kostnader för bankkonto och liknande)
Ni behöver också känna till begreppen debet och kredit, och vad dem betyder beror på om det är en intäkt eller utgift. Om ni följer BAS-kontoplanen kan ni använda följande tabell:
(Ska lägga in tabell)
Alltså, om ni ska bokföra en försäljning så ökar ni saldot och ska leta efter “+” på tillgångar (ert bankkonto) och intäkter. Vi ser då att tillgångar bokförs mot debet, och intäkter mot kredit. Om ni istället köper något så minskar ni saldot på kontot (- på tillgång) och ökar era kostnader (+), och bokför alltså kredit på tillgång och debet på kostnader.
Hur man kan bokföra olika transaktioner
Om ni använder dubbel bokföring och ska bokföra en faktura på 200kr som ni fått för er hemsida skulle verifikationen till exempel kunna se ut såhär:
Om ni istället skulle sälja ett medlemskap för 10kr så skulle verifikationen till exempel kunna se ut såhär:
Här se vi innebörden av dubbel bokföring, alla transaktioner som sker mot bankkontot bokförs alltid där och sen kvittas det mot respektive konton som kostnaden eller intäkten hör hemma på. Om en faktura hör till flera konton räcker det med att ni i verifikationen bokför mot 1910 en gång och sen en rad per nytt konto. Tänk på att debet och kredit alltid ska vara i balans (summan av debit minus kredit är noll).
Bokföringsprogram
När det kommer till bokföringen idag så är det lagkrav på att använda ett bokföringsprogram. Notera att Excel inte är ett giltigt bokföringsprogram. Det finns många program, vi rekommenderar att ni använder ett onlineprogram då det underlättar tillgång för flera simultant samt byte av företrädare.
Valet av program bör göras efter man sett efter behov av funktionalitet i förhållande till pris. De billigaste kan hantera alla de vanliga funktionerna likt ingående och utgående fakturor. Däremot vill man kunna skicka e-faktura (en digital tjänst för fakturor) som krävs om man ska kunna fakturera myndigheter, likt universitet, och många andra stora företag, kan det behövas välja ett program som har denna funktionalitet (stöds av alla stora bokföringsprogram).
När man väljer program kan det vara bra att kolla både på vad som inkluderas och vad som kostar extra, vissa program tar till exempel betalt per användare över ett visst antal. Alla i styrelsen måste inte ha tillgång, ni bör ha minst två personer med tillgång. Det kan i detta läge vara frestande att dela på användare, det vill säga att två eller fler separata personer loggar in på samma användare för att spara licenskostnader. Denna taktik har visat sig kostsam ifall det blir en tvist, eftersom det inte går att peka på vem som har godkänt en transaktion. Har varje person sin egen användare så är det lätt att följa upp vem som har godkänt vad. Samma princip gäller vid attest av faktura, då är det den unika användare som har gjort transaktionen som loggas.
Attesträtt
Om man tagit del av fullmaktsinformationen på denna sida så noterar man att det bara berör vem som tekniskt kan genomföra en banktransaktion, detta kallas för behörighet. Men vi måste även titta på vad för transaktioner man får göra i sitt uppdrag, alltså vilken befogenhet man har.
Som vi nämnde tidigare är det bra om ni sätter upp rutiner för hur banköverföringar ska gå till. Samma princip gäller för bokföringen, det är bra om en person lägger in alla verifikationer och en annan person attesterar. Det här kan dock vara lättare sagt än gjort i en liten förening, eftersom många bokföringsprogram kan ta mer betalt för en extra användare.
Om ni inte vill betala för en extra användare kan en lösning vara att en person attesterar fysiska kvitton och fakturor genom att signera och kontera, och en annan person lägger in det i bokföringsprogrammet. Det går också bra att göra det via mejl, en person mejlar kassören det som ska bokföras med kontering och så lägger kassören in det i bokföringen.
Är man en större förening och har många fakturor, samt ett online-baserat bokföringsverktyg så kan det ingå någon form av attestfunktion. Då kan kassören lägga in en verifikation för godkännande och så kan någon annan gå in och attestera med ett knapptryck. Har föreningen många verifikationer underlättar detta väldigt mycket.
Det går inte att säga en lösning som fungerar för alla föreningar, det viktigaste är att ni hittar en lösning som ni känner fungerar bra för er förening. För er egen skull bör ni inte kompromissa för mycket på säkerheten, det finns flera exempel på när någon misskött sig och föreningen fått lida för att det inte går att följa upp vem som har godkänt vad, så se till att det alltid är tydligt vilka som godkänt vilka transaktioner.
Kvittoredovisning
En sak som skiljer sig i ekonomin för en förening och en privatperson är kvittoredovisning, för att en förening ska kunna betala ut pengar måste det finnas ett kvitto. Detta är en följd av bokföringens krav på att det alltid måste finnas ett bevis kopplat till en verifikation, men det är bra praxis att följa även om ni inte bokför i föreningen.
Det kom en ny lag den 1 juli 2024 som gör att ni inte måste spara originalkvitton om ni har en digital kopia. Detta underlättar mycket för föreningar eftersom att alla kvitton ska sparas i 7 år. Det finns inga krav på hur kvitton ska sparas, har ni ett bokföringsprogram som stödjer lagring är det bra om ni sparar kvittot eller fakturan tillsammans med verifikationen. Om ni inte har ett bokföringsprogram går det bra att spara kvittot i till exempel Google Drive, se till att ni har en bra struktur på kvittona och döper filerna till något lämpligt (till exempel verifikationens nummer) så att det går lätt att hitta sen.
Personliga utlägg
Det kanske vanligaste för en liten förening att hantera är personliga utlägg, alltså att någon har använt sina privat pengar för att köpa något och sen ska få ersättning från föreningen. Därför tänkte vi gå igenom lite praktiskt hur det kan gå till:
- Medlemmen gör ett köp med sina pengar, och sparar kvittot.
- Medlemmen fyller i blanketten för privata utlägg och lämnar den till kassören tillsammans med kvittot. Om er förening inte har en egen mall kan ni använda denna mall som vi tagit fram.
- Kassören kollar så att allt är ifyllt korrekt och att medlemmen har signerat utlägget, kassören lämnar sedan blanketten till ordförande.
- Ordförande attesterar blanketten efter att hen kollat så det ser rätt ut, och lämnar tillbaka den till kassören.
- Kassören bokför blanketten, och lägger in det för utbetalning på banken så att medlemmen får tillbaka sina pengar.
- Kassören ser till att blanketten sparas, antingen fysiskt eller digitalt, på ett ställe som är lätt att hitta igen om det skulle behövas.
Notera att i detta exempel gjorde kassören hela bokföringen och utbetalningen själv, detta är helt okej eftersom att ordförande har attesterat blanketten, och därmed finns det ett bevis på att två personer har varit med och godkänt transaktionen redan. Skulle ordförande inte ha signerat blanketten kan hen istället godkänna utbetalningen på banken eller attestera i bokföringsprogrammet om det är möjligt. Det kan såklart vara någon annan än ordförande, men det bör vara en firmatecknare.