Ideella föreningar som bankkund
Bli kund hos banken
För att kunna påbörja dialog med banken så måste man först ha registrerat sin förening och fått ett organisationsnummer (se avsnittet att bilda en förening). När stadgar, protokoll och registreringen klar är det dags att prata med banken.
Alla banker jobbar olika, vissa bankers vanliga företagsrådgivare hjälper även mindre föreningar, andra banker har en intern enhet för alla bankens föreningar i landet. På grund av detta kan det vara bra om ni redan innan ni har årsmöte kollar på vad banken har för krav på er som förening, om ni vet att ni vill ha ett bankkonto. Det viktigaste är att ha stadgar och protokoll välskrivna. Se till att det framgår tydligt vem (till exempel ordförande) som får företräda föreningen tillsammans med vem (till exempel kassör) med minimalt utrymme för alternativa tolkningar.
Det banken vill veta är vem som, enligt stadgarna, får teckna föreningen. Är det styrelsen, två i styrelsen, kassören, ordförande, kassören och ordförande i förening eller annan kombination? När banken vet det så vill de veta vem som har dessa roller idag. Då framgår det från det senaste årsmötesprotokollet när dessa poster valdes, många banker kräver också att personnummer på firmatecknare står med (inklusive fyra sista). Om ni publicerar era protokoll på hemsidan kan det vara bra att lägga upp en kopia på hemsidan som inte innehåller personnummer, istället för originalet.
När banken har fått underskrivna kopior av de dokumenten som de söker (tänk på att banker nästan alltid kräver att dokumenten är fysiskt signerade), först då kan de tänka sig att ge er ett kundavtal, registrera er som kund i banken samt lägga upp fullmakter. Det är också värt att notera att banker inte har någon skyldighet att ta emot er som kund, även fast de flesta bankerna såklart vill ha fler kunder.
Bankfullmakter
För att ni ska kunna göra något på banken så behöver ni förutom ett bankkonto också en fullmakt för den eller de personer som ska kunna göra något på banken. En fullmakt ger oftast en person rättighet att göra allt på banken, till exempel ta ut alla pengar eller ändra uppgifter om föreningen. Var därför restriktiva med vilka ni ger en fullmakt, det är rimligt att kassören och ordförande har en fullmakt men kanske inte lika rimligt att hela styrelsen har en fullmakt. Fullmakter är alltid personliga och gäller oftast tillsvidare, så glöm inte att dra tillbaka fullmakten när ni byter ansvariga.
Det är också bra att känna till att allt som gjorts under tiden en person haft en fullmakt, kommer vara giltigt även efter fullmakten slutat gälla. Detta är såklart oftast en väldigt bra sak, eftersom det hade varit jobbigt om ni behövt skriva om alla gamla avtal också varje gång ni byter firmatecknare, men det betyder att om ni tar bort fullmakten för att en person misskött sig så är allt personen redan gjort fortfarande giltigt.
Vad som kan hända om man inte återkallar gamla fullmakter
Kalle engagerar sig i sin förening när han börjar studera vid Linköpings universitet. Kalle blir vald till kassör och i stadgarna framgår det att två i styrelsen tecknar för föreningen samt i årsmötesprotokollet står det nyvalde kassören Kalle ska få tillgång till föreningens bankkonto för att kunna hantera föreningens räkenskaper.
Två styrelseledamöter (Nisse och Hasse) och Kalle går till banken där de med hjälp av stadgar visar de att två styrelseledamöter har rätt att teckna firman samt protokollet som säger att de är styrelseledamöter. Då kan Hasse och Nisse ge Kalle en ensam fullmakt som gör att han kan göra betalningar från föreningens bankkonto utan någons godkännande.
Kalle sköter sen det kommande verksamhetsåret med bravur. Hanterar alla betalningar, stämmer av alla insättningar till kontot samt bokför hela året.
Efter ett år väljer man en ny kassör som tar över uppgifterna samtidigt som Kalle hoppar av studierna och flyttar till Gotland.
Det som missades här var att Kalles fullmakt ligger kvar tills föreningen återkallar den.
Några år senare hamnar Kalle i ekonomisk knipa och den enda utvägen han ser är att låna lite pengar, han för då över pengar från föreningen till sitt privata konto.
Det slutar med att föreningen ser en transaktion som de inte vet hur de ska bokföra, då ingen i föreningen kan säga vad det är. De hör av sig till banken som säger att det är Kalle som gjort den, och han har haft en giltig fullmakt i fem år. Ingen nuvarande föreningsmedlem vet vem Kalle är, så de hör av sig till Hasse som berättar att han var en kassör för flera år sedan.
Föreningen återkallar då hans fullmakt, och får sen lägga energi på att försöka få tillbaka dessa pengar juridiskt. Hade föreningen återkallat Kalles fullmakt när han slutade i föreningen så hade inte detta kunnat hända.
Olika typer av fullmakter
När man pratar om fullmakt kan behörigheterna skilja sig mellan olika typer. Vilket innebär att firmatecknaren begränsar vad man kan göra på banken i samband med upplägget av fullmakten.
Men kan även ha olika fullmakter till olika konton för samma person.
Det finns flera typer av fullmakter hos bank. De tre som ni troligen kommer springa på är läsrättighet, ensam och två i förening.
Enbart informationsfullmakt (kallas ibland läs-rätt eller titt-fullmakt) ger enbart rätt att se kontot, exempelvis i revision eller bokföringssynpunkt, men kan inte göra några transaktioner. Det är inte säkert att alla banker erbjuder denna typ av fullmakt, eller så har banken valt att ha detta som en “vanlig” användare i banken.
Ensam fullmakt innebär att den befullmäktigade kan göra samtliga transaktioner utan extra godkännande. Denna typ av rättighet krävs om det finns ett kort kopplat till kontot för köp av saker till föreningen.
Två i förening innebär att ingen person ensam kan betala räkningar eller föra över pengar. Utan det innebär att en person registrerar transaktionen, och en annan person med samma typ av fullmakt slutgodkänner den.
Det finns inget rätt eller fel svar på vilket alternativ som är bäst, utan här får ni tillsammans i föreningen diskutera vad ni tror passar era behov bäst. Några saker som kan vara värt att tänka på är:
Att ge en person en ensam fullmakt är det absolut smidigaste alternativet, man behöver inte ta allt via två personer och därmed sparar tid. Denna typ av fullmakt är också enda möjligheten om man önskar ett kort för köp kopplat till kontot. Vissa banker tillåter dessutom bara digital kontakt om man ger en person en ensam fullmakt.
Två i förening är den säkraste eftersom att det krävs att två personer godkänner alla transaktioner, men det är såklart lite mer omständligt.
Säkerhetsrutiner för ensam fullmakt
Eftersom det är det smidigaste väljer många föreningar vid LiU att ge en eller flera personer ensam fullmakt, och istället implementera interna rutiner för att öka säkerheten. Några exempel på detta är:
- En person aldrig får godkänna en utbetalning till sig själv, om kassören gjort ett utlägg kan t.ex. kassören lägga in utlägget för utbetalningen men ordförande godkänner det och vice versa.
- En person lägger in alla utlägg för utbetalning, och en annan person godkänner utbetalningarna.
- Ni har två konton, ett kortkonto där en eller flera personer har ensam fullmakt för mindre köp och ett konto där ni har två i förening med fullmakt och där alla större inköp och fakturor betalas från.